”REPORTES DE VENTAS”

 Día a día, los equipos de ventas se enfrentan a diferentes desafíos: desde la relación con los clientes hasta buscar la forma efectiva y clara de transmitir los objetivos que se han cumplido en un tiempo determinado. Además, deben medir los resultados de los vendedores, evaluar las estrategias que están funcionando o simplemente contar en tiempo real con los datos de la empresa para tomar una decisión o cuando un alto directivo así lo solicite.

Muchas veces el área de ventas invierte mucho de su tiempo en solo llamar e intentar vender a los contactos, pero ¿qué pasa cuando es momento de realizar un cambio de estrategia? El profesional de ventas no conoce el proceso de su equipo o sus logros, ni tampoco tiene en claro si realmente están funcionando las acciones emprendidas. 

Los representantes de ventas actualmente dedican menos del 36 % de su tiempo para vender debido a que atienden otras tareas administrativas que consumen sus horas de trabajo. Esto provoca que no se destine un tiempo específico a la realización de tácticas o análisis de ventas, lo cual puede generar que los datos no sean acertados y no reflejen la situación real de la organización al momento de presentar la información semanal, mensual o anual.

Para que todas las estrategias aplicadas a la empresa arrojen los resultados esperados es necesario trabajar con la información correcta en el momento preciso. Para ello, los equipos de ventas requieren un indicador constante con el cual puedan verificar el avance o crecimiento de la organización, con el propósito de tomar las decisiones a tiempo y aprovechar las oportunidades. 

El indicador perfecto son los reportes de venta, de los cuales queremos hablarte en este artículo. Ellos se convertirán en tus aliados a la hora de analizar resultados en las actividades de tu empresa.

Un reporte de ventas ayuda a encontrar nuevas oportunidades de mercado donde podrás mejorar tus resultados. Permite que los tomadores de decisiones de una empresa planifiquen las estrategias de ventas más efectivas, vigilen al equipo de trabajo y mantengan o reduzcan la duración del ciclo de ventas. De igual forma, da claridad sobre el progreso de actividades y el alcance de los objetivos establecidos.

Los reportes de ventas son muy importantes para los directores de ventas: representan la principal herramienta con la cual conocerán la situación financiera de la empresa. Con la ayuda de estos análisis, pueden determinar si las estrategias implementadas han sido las correctas, o si es tiempo de hacer cambios y buscar nuevos procesos de ventas para evitar impactos negativos. 

Crearlos requiere mucha atención y una conjunción de elementos que deben cumplirse para que sean acertados. Al tratarse de temas financieros, no debe haber cabida a errores, ya que una mala percepción de la situación actual de la empresa puede desencadenar una mala gestión de inversiones o una toma de decisiones aceleradas.

Si tienes que preparar un reporte de ventas para exponerlo en una reunión, pero no te encuentras tan seguro de cómo realizarlo o dudas acerca de si estás cumpliendo o no con todos los requerimientos, descuida, porque en este artículo te diremos detalladamente cómo hacerlo.

¿Qué debe incluir un reporte de ventas?

Existen diferentes tipos de reportes de ventas y los elementos que incluyen dependerán de lo que desees informar. Cada apartado permite a los gerentes o directores hacer ajustes en el proceso de ventas, además de que sirve como una presentación a otros miembros del equipo para que vean el crecimiento de la empresa.

Cada reporte de venta es diferente, por ejemplo:

• Resumen de ventas: sirve para visualizar el crecimiento y progreso de las ventas. Los elementos a destacar son los niveles de ventas alcanzadas, el crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado.
• Informe de ganancias y pérdidas: funciona para medir a los clientes ganados y los perdidos. Los elementos relevantes son las cotizaciones realizadas, los objetivos buscados y la tasa de cierre anual.
• Informe de contactos: este análisis es muy útil cuando una empresa desea conocer sus nuevas oportunidades. Aquí se presentan los nombres de los contactos, su industria, las fechas de contacto y otros datos que sirven como referencia para acercarse a ellos. 

Tomando esto en cuenta, es momento de pasar a la realización del reporte de ventas.

1. Reúne todos los datos de ventas

La información puede ser semanal, bimestral o anual. Esta dependerá de los datos que busques reflejar.

2. Crea una tabla con la información requerida 

Realiza una tabla dinámica con las casillas en Excel, en donde indiques el nombre del informe que vas a presentar, los datos y los elementos en cada una de las casillas

3. Utiliza la fórmula para calcular el crecimiento de las ventas

Para conocer el crecimiento en costos de las ventas logradas cada mes, utiliza la fórmula: = (ventas del mes) – (ventas del mes anterior). En el ejemplo, la fórmula queda de la siguiente manera: =B3-B2. 

Copia y pega la fórmula en las demás celdas para que se arrojen los resultados en todas las casillas correspondientes. 

4. Calcula el porcentaje

Para calcular la misma información de los costos, pero en porcentaje, ocupa la fórmula: =(crecimiento del mes)/(venta del mes). En el ejemplo aplicaría: =C3/B3 como aparece en la imagen. Al igual que en el paso anterior, copia y pega en las demás celdas para que se arrojen los resultados de los demás costos. 

En caso de que los resultados no aparezcan como porcentaje, basta con que cambies el formato antes de aplicar la fórmula, dando clic en el apartado de Porcentaje (%), que se encuentra en el grupo de Número. 

5. Suma los totales de cada elemento

Para hacerlo dirígete a la celda de Total y Ventas. Al dar clic sobre ella, aparecerán unas flechas que despliega

un menú. Selecciona el apartado Suma. 

Haz lo mismo en las demás celdas y así obtendrás los resultados totales de los apartados de Crecimiento y Porcentaje frente al mes anterior.